Akt on tõend või kirjalik tunnistus, milles antakse ülevaade sellest, mis juhtus, käsitleti või kokku lepiti mis tahes seda õigustava asjaolu korral, näiteks konsortsiumi koosolek, isiku valimine avalikule ametikohale või eraviisiline, ettevõtte või organisatsiooni juhatuse koosolek, sünnitõend või muu asjaolu, mis nõuab või nõuab vastavat õiguslikku tõendit millegi juhtunust olulisuse tõttu ja kuna tulevikus võib see vajaduse korral olla kohtuprotsessis tõendiks.
Nii ja nagu see juhtub ka muude avalike dokumentidega, kirjel peab olema rida andmeid, mis on selle kehtivuse hindamisel määravad, sama palju ja üldiselt sama Selle on teinud professionaal, kes on tuntud kui kirjatundja ja et sellisena on tal õigus jätkata selle ettevalmistamist.
Andmed, mis tuleb selles dokumendis tuvastada, on järgmised: kuupäev, kellaaeg, väga lühike sissejuhatus eelnimetatu töö põhjuste kohta, seejärel teeb notar nn kehas üksikasjaliku kirjelduse, mis juhtus kõnealune tegu või koosolek ja mis ajendas asjakohast protokolli koostama. See on üks elementaarsemaid andmeid, mis peaks ilmuma ja näiteks konsortsiumi koosoleku puhul, nagu me eespool mainisime, mis võib olla seda tüüpi dokumendi koostamise üheks ajendiks, tuleks palgaarvestus registreerida. samas osalejad, süntees debattidest juhtumis, mis neil on tekkinud, samuti järeldused, milleni jõuti ja kui nendeni jõuti pärast hääletust, annavad ülevaate ka selle tulemusest.
Lõplikuks lõikeks kasutatakse tavaliselt stiililõiku, kus näidatakse sooritatud toimingu lõppemise aeg ja määratletakse, et üritusel viibinute ja täielikult nõus olevate isikute allkirjad sellele.
Tavaliselt transkribeeritakse protokollid spetsiaalselt selleks otstarbeks koostatud ja kujundatud raamatuteks, mille leheküljed on järjestikku joonitud ja nummerdatud.
