Ostutellimus on õige tähtaeg raamatupidamiseks ja äritegevuse igapäevaseks juhtimiseks. Ostutellimus on kirjalik taotlus tarnijale eesmärgiga osta teatud kaupu ja hinnaga, mille ostja ja müüja on juba kokku leppinud.
Millist teavet see sisaldab?
Ostusoovis on märgitud makse- ja tarnetingimused, seega on tegemist volitusega tarnijale kauba kohaletoimetamiseks ja tarnijale vastava arve esitamiseks. Arvestada tuleb, et kõikidele ettevõtte poolt ostetud kaupadele peavad olema kaasas ostutellimused, mis on järjekorranumbriga nummerdatud, et tagada kontroll nende kasutamise üle.
Ostutellimused väljastatakse tavaliselt originaalidena ja koopiatena, originaal saadetakse tarnijale ja koopiad suunatakse raamatupidamisosakonnale võlgnevuse arvele (võib olla ka kolmas eksemplar ettevõtte ostuosakonna jaoks).
Ostutellimus sisaldab järgmisi jaotisi:
- Ostutellimuse number.
- teenusepakkuja nimi ja aadress.
- tellimuse esitamise kuupäev ja nõutav tarnekuupäev.
- Tarne- ja maksetingimused.
- Tellitud kaupade kogus ja kirjeldus koos koodnumbriga.
- Hinna osas on märgitud iga ühiku hind ja ostu koguhind ning vajadusel ka saatekulu.
- Lõpuks peab ostutellimusel olema märgitud vastutava isiku volitatud allkiri.
Ostutellimuse eesmärk
Ülaltoodud üksikasjalik teave on mõeldud ostetavate kaupade täpseks kontrollimiseks, kuna nii saab ettevõte oma ostutoimingute kohta raamatupidamisarvestust pidada.
Teisest küljest ei tohi unustada, et kui klient esitab ostutellimuse, kinnitab ja vormistab ta usaldust tarnija vastu.
Kliendi poolt väljastatud ostutellimus on veel üks samm müügiprotsessis, kuna müüki pole veel lõplikult vormistatud. Selles mõttes tähendab ostutellimus, et ettevõtte protseduurid peavad olema hästi määratletud ja organiseeritud. Enne ostutellimuse vormistamist peab klient täpselt teadma, mis protsess on selle registreerimine tema ettevõttes ja müüja peab tagama ka dokumendis oleva teabe.
Fotod: iStock - BernardaSv
