Ettevõte või äri luuakse rikkuse loomise eesmärgil ja selleks tuleb planeerida erinevaid teemasid, nagu müügi prognoosimine, eesmärkide seadmine või raamatupidamisprognooside tegemine. Need aspektid on asjakohased, kuid ei moodusta tööplaani.
Tööplaani all mõistame tegevuste kogumit, mida ettevõttes või osakonnas teatud eesmärkide, näiteks eelarves seatud eesmärkide saavutamiseks tehakse. Selles mõttes ei koostata tööplaani mitte numbritega, vaid tegude ja ülesannetega, mida konkreetsed töötajad täidavad.
Tööplaan kui tegevust suunav strateegia
Tööplaani kontseptsioon on rakendatav ettevõttele, aga ka üliõpilasele, jalgpallimeeskonnale ja lõppkokkuvõttes igale isiklikule või kollektiivsele projektile. Plaan on tegevusjuhis ja iga juhend peab vastama kolmele põhiküsimusele: kus me oleme, kuhu tahame jõuda ja kuidas me sinna jõuame.
Juhised tõhusa plaani koostamiseks
Tööplaanid on mõeldud teatud eesmärkide saavutamiseks. Kuigi iga kava tuleb kohandada vastavalt ettevõtte või tegevuse tüübile, võib rääkida üldistest juhistest ja mõned neist on järgmised:
- Täpsustage iga tööplaani eesmärk, kuna mõned plaanid peaksid olema suunatud isiklikule tööle, teised aga meeskonnatööle. Selles mõttes on plaani jaoks vaja täpsustada, mida saavutada ja eelkõige kuidas seda saavutada.
- Plaani väljatöötamisel peavad saavutatavad eesmärgid olema realistlikud, mõõdetavad ja järjepidevad. Samas tuleks kasutada tervet rida täpseid ja objektiivseid näitajaid (näitajad võivad olla seotud efektiivsuse, teenuse kvaliteedi või majandusliku küsimusega).
- Tööplaan peab hõlmama kolme tüüpi ressursse: inimressursse, materiaalseid ja rahalisi ressursse.
- Igas tööplaanis tuleb kasutusele võtta hindamissüsteemid, mis võimaldavad hinnata programmi täitmist ja tugevdada selle nõuetekohast juhtimist.
- Tööplaani ei tohiks mõista kui tegevuste loetelu, mida tuleb süstemaatiliselt läbi viia.
- Igas tööplaanis on eesmärkidega tegevused paika pandud, kuid väga oluline on, et mõlema küsimusega kaasneks ajakava ehk graafik, mis määrab, millal tegevust teostatakse.
- Lühidalt öeldes on tööplaan konkreetne vastus paljudele küsimustele: mida on vaja teha, kes seda tegema hakkab, kuidas ja millal.
Fotod: iStock - South_agency / Warchi
